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宏信独家
文件管理四大要点:标准化、责任化、系统化和时效化

文件管理四大要点:标准化、责任化、系统化和时效化

浅析文件全过程管理四大要点


文件是信息承载的媒体,它能够沟通意图,统一行动。医院的文件包括了制度、程序、计划等,有形的、以文字为载体的、规范员工行为的所有资料。在医院的管理活动中,文件管理占据了重要的地位。规范的文件管理,能够使医院的管理活动有一致的指引,帮助医务人员能够及时得到有效的信息。

医院应该如何规范文件全过程管理?本文将为您解析文件全过程管理的四大要点--标准化、责任化、系统化和时效化。
 

本文中文件的定义是与各部门或科室业务相关的制度、规范、流程及其他类型资料,分为内部文件和外部文件。

内部文件:指由医院内部制定并下发的文件和制度。
外部文件:指由医院外部(如卫健委、厂商等)下发或提供的有必要管制的文件和制度。例如:外部公文、厂商提供的文件、手册等。

一、文件制定流程标准化

规范的文件管理首先需要明确文件的制定标准,让全员在制定各类制度流程时有统一的执行标准。

● 编码一致化

每一份文件均应有唯一的编码来对文件进行识别,医院文件管理部门应出台统一的编码原则,并对编码原则进行说明。编码方式以适合医院工作人员的使用习惯为优先。

医疗机构可以根据自身属性建立编码规则,以方便区分与识别为原则。重点是能够通过编码了解制度类型、颁布时间、流水号等基本信息。

参考范例:
英文字母-年份-文件类型-部门文件序号
编码为:xxrmyy-2021-A-yw-001;诠释为:xx人民医院2021年A类(院级)001号制度

● 层级明确化

按照医院质量管理组织的要求,医院的文件管理需体现层级化管理的要求,以避免所有文件的审批都签核至医院最高领导,增加最高领导者不必要的工作量。

一般来说,医院文件可以分为以下三级:
院级文件:依医院发展状况及政策所产生的制度及办法,命名为管理办法、组织章程、组织架构、规章制度等。
部级文件:职能部门根据国家规范或政策产生的制度及办法,命名为技术操作规范、规定、条例、说明等。
科级文件:各科室人员完成一件工作的具体步骤及注意事项,命名为制度、手册、细则、标准、方法、流程等。

医院亦可根据医院实际情况简化文件层级。根据相应的文件层级来确认对应的签核权限。例如,科级文件签核至科室负责人及职能科室负责人,部级文件签核至分管领导,院级文件签核至医院最高领导。

● 格式标准化

文件的书写保持一致的格式,可以使文件版面清晰,也便于员工阅读。

文件表头
每份文件最好有代表医院的LOGO图标,表示文件为医院制定的文件。同时在文件表头中至少须展示以下内容:
文件名称:对该文件的命名
文件编号:按医院文件编码要求拟定的文件编号,具有唯一性
制定部门:制定该制度的部门或科室
生效日期:制度开始实施的日期
版本号:如第一次制订为1.0版,当文件有修订时,依次编为2.0、3.0、……。(版本号医院也可以采用英文)
审核人:对该文件进行审核的人员
批准人:批准该文件执行的人员

文件表头示例

正文
文件正文部分可包含以下内容:
目的:即说明制定该文件的用意
范围:文件适用的范围,某个科室或某个群体均可
定义:对文件中产生的特有名词进行解释说明
职责:在文件中涉及到的部门或人员应该承担的职责
标准:文件内容的具体执行要求
流程:执行文件内容的流程图
表单:配合文件内容的执行而产生的表单

在文件“标准”部分,应体现文件的框架,从而展现出文件内容的从属关系,例如:
1.
         1.1
          1.1.1
           1.1.1.1

此外,还应该对文件字体、字号、行间距、页眉、页脚等做出具体的要求。

文件制定的管理规范颁布之后,应对医院全员或文件管理人员进行培训,才能将整个的管理办法统一执行。

二、文件管控责任化

所有文件按标准制定完成后,建议医院采取统一管控。如果不统一管控,可能会发生时间久了,想找一份文件,可是所有相关部门均未存档,文件丢失且无法找到责任人的情况。因此,医院应该有专责部门或专责人员对重要文件进行管理,安全存储,并对文件的调阅权限等进行管控。

三、文件修订系统化

当国家政策或医院发展发生变化的时候,文件、制度、流程都需要根据这些变化进行修订,或者小幅度修订、或者大幅度修订、甚至有的文件会直接废弃,重新制订。医院应制定文件定期修订规则,建议每隔三年对全院文件、制度、流程进行全面检视,日常文件有需求需要修订时,则相应的做出修订并下发。

四、文件管理时效化

每一家企业均会有重要的文件需要进行存档保管,医院也不例外,比如病历是具有法律效力的文书,医院应根据国家相应的法律法规,如《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》、《医疗机构管理条例实施细则》等的要求,对相关资料的存档期限进行规定,以避免重要文件的丢失。

文件全过程管理涵盖了文件的制定、修订及日常管理,其重点是需保证文件内容准确和传达及时。文件管理规范化,不仅体现了管理水平,更是后续执行的基础。宏信医管建议医院管理者重视文件管理,从确保文件管理的标准化、责任化、系统化和时效化做起,有序推进精细化管理的落地。


参考文献:
1.何思煌《新版GDP实务教程》,104-107页。
2.《JCI医院评审标准》第七版


上海宏信医院管理有限公司 陈飞燕

 


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